Fiscus zelden akkoord met papieren archief JUNI 2015
Als je een bedrijf begint, dan komt al snel het moment dat je je moet buigen over je administratie. Niet alleen voor de fiscus, die harde eisen stelt, maar ook voor jezelf. 'Ik zou toch korting krijgen, waar is dat contract?” Een ordelijke administratie is hard nodig om je bedrijf gezond te houden. Waar moet je qua archief aan denken, liefst vanaf het prille begin van je onderneming? Begin maar met scannen!
Administreren is een veel ruimer begrip dan af en toe een factuur in een map stoppen. Alle gegevens over je zaak op papier of digitaal horen bij je administratie.
Voorbeelden die de fiscus geeft zijn:
– kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
– financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
– tussentijds gemaakte controleberekeningen
– ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
– bankafschriften
– contracten, overeenkomsten en andere afspraken
– agenda's en afsprakenboeken
– correspondentie
– software en databestanden
Smartphone
Je ziet dat je een flinke hoeveel gegevens moet bijhouden, zoals al even aangestipt ook digitaal. Denk hierbij ook aan de zakelijke agenda in je smartphone (maak regelmatig een back-up!) of het verkoopproces van je webwinkel.
Urenregistratie
Tot de administratie behoort ook de urenregistratie. Om in aanmerking te komen voor bepaalde aftrekposten moet je kunnen aantonen dat je voldoende uren in je zaak hebt gestoken (ook van je eventuele fiscale partner). Je hebt de bewijzen hard nodig als je bijvoorbeeld zelfstandigenaftrek en meewerkaftrek wilt hebben. Zie hiervoor ook het artikel Belastingdienst streng op naleving urencriterium. http://www.bc.nl/gratisboekhoudsoftware/artikelen/33067-Belastingdienst-streng-op-naleving-urencriterium.html
'Vervelende gevolgen'
Waar begin je met administreren en hoe zet je het op? In feite maakt het de Belastingdienst niet zo heel veel uit hoe jij je administratie wil opzetten. Maar, besef dat je op basis van de gegevens uit je administratie je aangiften moet doen dus is orde van belang. De Belastingdienst bezigt streng taalgebruik als de zaak niet klopt: “Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben.”
(Digitale) bewaartermijn
Je moet alle gegevens van je administratie en over je bedrijfsproces 7 (zeven) jaar bewaren. Je snapt dat de inspecteurs van de belasting snel door de gegevens moeten kunnen lopen. De inspecteur verwijzen naar een kamertje volgestouwd met het papieren archief is niet van deze tijd. Als je bedrijf enige omvang heeft, dan moet het archief digitaal worden opgeslagen. Als je digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet je deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende 7 jaar. De Belastingdienst: “Je mag de gegevens alleen op papier bewaren als je een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.”
Keurmerken
De administratie moet niet alleen duidelijk zijn, maar ook betrouwbaar. Het is dan handig als je werkt met systemen die een keurmerk hebben. Als je een fysieke winkel hebt, zorg er dan voor dat je kassa voldoet aan het keurmerk kassasystemen. Dit 'Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen' garandeert een gesloten kassasysteem en beschermt je ook tegen ongewenste wijzigingen in je gegevens.
Rittenregistratie
Als je een auto van de zaak hebt, dan heb je (nu nog) te maken met de rittenregistratie bij een auto van de zaak als je wilt aantonen dat je er niet meer dan 500 kilometer per jaar privé mee hebt gereden. Daar zijn mooie elektronische oplossingen voor, maar ze zijn niet allemaal door goedgekeurd. Zorg voor een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Overigens kan dan de belastingdienst ook dan alsnog controleren of een rit zakelijk of privé was.
Brochure
De belastingdienst heeft de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht' uitgebracht.
