7 tips voor een goede rittenadministratie FEBRUARI 2015
Zakelijke rijders die geen bijtelling willen betalen moeten een rittenadministratie bijhouden. Hiermee kunnen ze later aan de fiscus aantonen dat ze minder dan 500 privékilometers in een jaar hebben gereden. Waar moet je nou op letten als je zo’n administratie goed wilt bijhouden? 7 tips.
Als werkgever riskeer je een naheffingsaanslag als de rittenadministratie van je medewerker niet klopt. Dit kun je voorkomen door de werknemer een ‘verklaring geen privégebruik auto’ te laten tekenen. Dan ligt de verantwoordelijkheid van de rittenadministratie bij de werknemer. Om extra kosten te voorkomen is het verstandig dat je zelf weet aan welke eisen een administratie moet voldoen.
1) Noteer in ieder geval...
Per rit moet de volgende informatie worden genoteerd: het nummer van de rit, de datum, de beginstand kilometerteller, de eindstand kilometerteller, het beginadres, het eindadres, de gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke en of de rit privé of zakelijk was.
2) Bewaar bewijsstukken
Noteer niet alleen de ritten die je hebt gemaakt, maar bewaar ook ondersteunende bewijsstukken als tankbonnen, agenda’s en de facturen van de garage.
3) Let extra op bij afwijkende werktijden
Moet je zakelijke ritten maken op afwijkende tijden, zoals tijdens het weekend? Let dan extra op en verzamel je gegevens goed.
4) 500 kilometer gelden voor een heel jaar
De grens van 500 privékilometers geldt voor een heel jaar. Als een medewerker de auto krijgt op 1 juni blijven er 7 van de 12 maanden over met in totaal 291 privékilometers.
5) Meld het als je de 500 kilometer passeert
Als je gedurende het jaar merkt dat je de 500 privékilometers passeert, meld dat dan bij de Belastingdienst. Wacht hier niet mee tot december.
6) Houd de administratie periodiek bij
Veel ondernemers wachten tot de decembermaand om hun administratie bij te werken. Veel beter is het je systeem iedere maand op orde te maken. Dat voorkomt een hoop gezoek en gestress in de vaak toch al hectische decembermaand.
7) Gebruik handige tools
Er zijn allerlei systemen die je helpen om de rittenadministratie bij te houden. Bepaal zelf welke je het handigst vindt. Let wel op dat de tool die je kiest het keurmerk Keurmerk RitRegistratieSystemen heeft, zodat je zeker weet dat de Belastingdienst je gegevens accepteert.
