01 Gebruik een standaard rekeningschema.Dat is vaak bij je accountant op te vragen.
02 Misschien is het handig om kosten op te splitsen in kosten per project of afdeling.
03 Deel grootboekrekeningen in categorieën in voor een overzichtelijke balans.
04 Gebruik meerdere omzetrekeningen.
05 Koppel direct een standaard grootboekrekening, betalingsconditie, btw-code en bankrekeningnummer wanneer je een debiteur of crediteur aanmaakt. Dan kun je sneller boeken.
06 Zorg dat de btw-codes correct gekoppeld zijn aan de btw-vakken. Dan weet je zeker dat je aangiftes kloppen.
07 Gebruik verschillende btw-codes voor exclusief en inclusief omzetbelasting.
08 Heb je een webshop of handelsbedrijf met grote voorraden en veel artikelen?
Sommige online boekhoudsoftware is makkelijk uit te breiden met functies om je voorraad te beheren en beter inzicht in je marges te krijgen.
09 De betere boekhoudsoftware laat je zelf een dashboard inrichten. Dan hou je alles van belang makkelijk in de gaten.
Inkopen - crediteuren
10 Noteer bij het inboeken van facturen het factuurnummer dat je crediteur gebruikt.
11 Zorg voor een goed crediteurenbeheer door periodiek een ouderdomsanalyse uit te draaien van de openstaande posten.
Verkopen - debiteuren
12 Zorg dat je eigen facturen aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen.
13 Zorg voor een oplopende nummering van je facturen. Dan werkt makkelijker en professioneler.
14 Koppel je factureringssysteem aan je boekhouding of gebruik een boekhoudpakket waarmee je kunt factureren. Dan worden de factuur en de boeking tegelijkertijd gemaakt.
15 Zorg voor een goed debiteurenbeheer door regelmatig de bank en de kas bij te boeken.
16 Hou je cashflow op peil door betalingsherinneringen op tijd te versturen. Controleer ook regelmatig je openstaande posten.
17 Ga digitaal (PDF per e-mail) of zelfs e-factureren (van softwarepakket naar softwarepakket). Moderne boekhoudpakketten met geïntegreerde facturatie ondersteunen dit. Dan werk je sneller, professioneler en hou je makkelijker openstaande posten in de gaten
Bank - Kas
18 Stop met het handmatig overkloppen van afschrijvingen en betalingen. De betere boekhoudsoftware laat je bankbestanden importeren. Voor de grote banken is er vaak een automatische koppeling, ook voor betalingsbestanden.
19 Ga toewijzingsregels gebruiken. Dan herkent de boekhoudsoftware automatisch op welke grootboekrekening er geboekt moet worden.
20 Werk je kasboek dagelijks bij voor alle contante inkomsten en uitgaven. Daar heb je tegenwoordig allerlei programma’s of mobile apps voor om dat makkelijker te maken.
21 Voer je kredietlimiet in bij je bankdagboek.
Invoer
22 Wees consequent tijdens het inboeken. Als je het alleen moet doen is het een idee om op een vaste dag in de week een half uurtje te gaan inboeken. Dan ben je sneller klaar en is de berg werk aan het einde van de maand niet zo groot.
23 Automatiseer het inboeken van facturen. Dat kan met een scan service. Dat is een kwestie van een foto maken van een factuur met je smartphone of tablet en dan worden ze 100% nauwkeurig ter goedkeuring klaargezet in je administratie. Je bouwt meteen een digitaal archief op dat makkelijk te doorzoeken is.
24 Noteer op alle in- en uitgaande facturen die je invoert het mutatienummer dat door het systeem wordt toegekend. Op die manier kun je ze later makkelijker terugvinden.
25 Heb je veel duurzame activa die je af moet schrijven? Boekhoudpakketten komen tegenwoordig vaak met een speciale activa module. Daarmee kun je alles tot op de cent precies afschrijven.
26 Bekijk welke afschrijvingsmethode handig is. Denk aan lineair afschrijven, met een vast bedrag of via de annuïteiten-afschrijvingsmethode.
27 Gebruik standaardomschrijvingen die nu – maar ook over een 2 jaar – duidelijk zijn, zowel voor jou als je accountant:
Huur gebouwen: ligging en betrokken periode
Voorbeeld: Steenstraat, juni 2015
Huur materiaal: omschrijving en betrokken periode
Voorbeeld: kopieermachine, juli 2015
G/W/L: tussentijdse factuur of afrekening en betrokken periode
Voorbeeld: afrekening gas, nov 2014 t/m okt 2015
Telefoon: soort abonnement en betrokken
periode
Voorbeeld: mobiel, sep- okt 2015
Omzetbelasting: betrokken maand
Voorbeeld: omzetbelasting mei 2015
Controleren
28 Loop regelmatig de grootboekrekening na om te kijken of alles nog klopt.
29 Laat je accountant de boekhouding periodiek nalopen.
30 Heb je een webshop of handelsbedrijf met grote voorraden en veel artikelen? Koppel dan je boekhouding aan je voorraad- en orderbeheersoftware. Dat scheelt veel dubbel werk.
31 Controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de bijbehorende omzetrekeningen.
Bewaren
32 Berg al je boekstukken ordelijk en overzichtelijk op.
33 Bewaar alle stukken die van belang zijn voor je administratie, zoals je agenda, contracten en correspondentie met relaties. Digitaliseer het desnoods met een scan service zodat je een makkelijk doorzoekbaar (online) archief aanlegt.
34 Berg bankafschriften oplopend op nummer op en voeg eventuele bewijsstukken toe. Als je (bijna) alles digitaal gaat bewaren is het zaak om verschillende back-ups op veilige plekken te bewaren.
35 Zorg dat je de administratie minimaal 7 jaar bewaart. Dan voldoe je aan de
bewaarplicht van de Belastingdienst.
36 Bewaar documenten van onroerende zaken minimaal 10 jaar nadat je deze niet meer in je onderneming gebruikt.
Overige tips
37 Hou privé en zakelijk gescheiden. Dat geldt ook voor bankrekeningen. Bewaar de zakelijke rekening voor alle zakelijke uitgaven en andersom. Dat scheelt verwarring en extra werk achteraf.
38 Let op, boekhouden doe je niet alleen voor je de Belastingdienst. Als je de zaken op orde hebt kun je ook zien waar je je bedrijf kunt verbeteren. Misschien moet je de cashflow beter op peil houden. Of verlies je teveel op een bepaalde klant. Dat is allemaal uit de boekhouding te halen.
39 Stel een jaarlijkse begroting op en ga budgetteren om de uitgaven onder controle te houden.
40 Vergelijk periodiek de resultaten van het lopende en de voorgaande jaren met de begroting van het lopende en de voorgaande jaren om trends te spotten.
