Weet jij hoe je bedrijf er nu voor staat? OKTOBER 2016
ABCOUDE - De Belastingdienst eist dat je een heldere administratie bijhoudt zodat je aangiftes gemakkelijk te controleren zijn. Het netjes bijhouden van je boekhouding levert je veel meer op dan een blije fiscus. Je krijgt actueel inzicht in het reilen en zeilen van je bedrijf. Dat is van belang want je wilt bijtijds kunnen bijsturen als bijvoorbeeld schulden dreigen. Hoe kom je aan de juiste cijfers van je zaak?
Een rommelige administratie zorgt nogal eens voor betalingsachterstanden. Ga maar na. Stel je koopt spullen in met verschillende betalingstermijnen en je wilt tot de uiterste betaaldatum wachten. Betaling komt nu niet uit en een opdrachtgever/klant zal binnenkort zijn rekening voldoen. Of niet. Als je geen overzicht hebt, dan ligt er zomaar een stapel van te betalen rekeningen. Heb je daar op dat moment dan het geld voor? Netjes administeren is het devies.
Als je ziet aankomen dat je zelf niet aan je verplichtingen kunt voldoen, dan is actie geboden. Schrappen in je uitgaven, je debiteur aanspreken dat deze nu echt moeten betalen of alvast zelf een betaalregeling treffen bij je schuldeisers. Wellicht krijg je extra respijt of kun je een gedeelte betalen en later de rest of je rekening gespreid betalen. Op tijd handelen en niet wachten tot er een brief van een incassobureau ligt, kan een hoop gedoe schelen.
Bewaren
Administreren is meer dan een factuur in een map stoppen. Je moet best veel bijhouden. Voorbeelden die de fiscus geeft zijn onder meer: kasadministratie (ook je kladaantekeningen) en kassabonnen, financiële aantekeningen zoals het inkoop- en verkoopboek, agenda's en bankafschriften. Veel moet je ook lang bewaren. Je hebt te maken met de fiscale bewaartijd van de 'basisgegevens'. Het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoop moeten bijvoorbeeld zeven jaar worden bewaard.
Maak afspraken met de fiscus
Over wat er precies van jouw bedrijf moet worden bewaard (en op welke manier) kun je afspraken maken met de belastingdienst. Het is aan te bevelen dat te doen. In feite zal het de belastingdienst niet zo heel veel uitmaken hoe jij je administratie wilt opzetten als het maar makkelijk te checken is. Maar, besef dat je op basis van de gegevens uit je administratie je aangiftes moet doen.
Zo schep je orde
Een groot deel van je zakelijke beslommeringen speelt zich waarschijnlijk digitaal af. Het is dan handig om de bonnetjes en rekeningen die je ontvangt, te digitaliseren. Het is best een werk om je digitale boekhouding goed in te richten, maar ten tijde van je aangiftes (inkomstenbelasting, BTW) scheelt het je een hoop stress.
Smartphone
Een aardig hulpmiddel om bonnetjes en dergelijke te digitaliseren is je smartphone. Er zijn tientallen apps die je hierbij kunnen helpen, bijvoorbeeld van SRXP of Xpenditure. In deze video van SRXP zie je hoe credit card uitgaven automatisch geïmporteerd kunnen worden.
Creditcard
Bijna elke ondernemer heeft een creditcard, maar het gebruik ervan blijft nogal eens beperkt tot online aankopen en uitgaven in het buitenland. Toch zijn er veel voordelen. Zo loop je minder financieel risico en kan je uitgesteld betalen en je uitgaven zijn makkelijk in te zien via het online overzicht van je creditcardmaatschappij.
Alle noodzakelijke informatie wordt vermeld in de maandelijkse rekeningoverzichten en je kunt deze overzichten dus ook gebruiken voor je belastingopgave. Financiële dienstverlener American Express zegt hier bijvoorbeeld over: “Je kunt een afdruk van je online rekeningoverzicht op dezelfde manier gebruiken als (een kopie van) een papieren maandafrekening, bijvoorbeeld om aan te tonen dat je bepaalde bestedingen hebt gedaan.”
Succes
Inzicht in de cijfers van je bedrijf en aan de hand daarvan adequaat handelen zal helpen van je zaak een succes te maken en succesvol te blijven. Dat geldt niet alleen voor grote concerns, maar voor elke ondernemer.
