Het begrip jaarrekening kan verwarring opleveren, vooral als beginnend ondernemer of als je bedrijf een andere rechtsvorm aanneemt. Wat is een jaarrekening en moet elk bedrijf er één opstellen? En welke rol speelt de accountant, want vaak wordt de accountantsverklaring in één adem genoemd. Wat moet en wat hoeft niet?
Als je een bedrijf begint, dan sta je voor de keuze welke rechtsvorm je onderneming krijgt. Ben je ZZP'er met als rechtsvorm een eenmanszaak of werk je samen met anderen in bijvoorbeeld een maatschap, dan ben je zelf aansprakelijk voor de schulden. De Belastingdienst noemt deze rechtsvormen 'natuurlijke personen'. De keuze van de rechtsvorm is bepalend voor de vereisten die de fiscus aan je bedrijf stelt.
Natuurlijk persoon
Ben je als 'natuurlijk persoon' ondernemer voor de inkomstenbelasting dan stel je elk jaar voor de aangifte een balans en een winst- en verliesrekening op. Dit kun je zelf doen of overlaten aan je boekhouder of accountant. In principe heeft de Belastingdienst aan deze twee overzichten voldoende. Een jaarrekening, in feite een (heel) uitgebreid overzicht van het financieel reilen en zeilen van je bedrijf, kun je voor de fiscus achterwege laten. Je bent in dat geval ook niet verplicht om een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Dat laat onverlet dat een jaarrekening voor jezelf erg nuttig kan zijn om tot achter de komma financieel inzicht in je bedrijf te krijgen. Ook de bank eist vaak een jaarrekening, met het oog op verstrekte of te verstrekken leningen en/of hypotheek.
Rechtspersoon
Behalve de 'natuurlijke rechtspersonen' heb je een tweede groep rechtsvormen die de Belastingdienst aanduidt als 'rechtspersonen'. We hebben het hier over rechtsvormen als de besloten vennootschap (BV), de naamloze vennootschap (NV) en de coöperatie. Kijk voor meer rechtspersonen en uitzonderingen bij de KvK). Deze rechtspersonen moeten een jaarrekening laten opmaken.
Deze jaarrekening moet worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De KvK zal je cijfers niet controleren. Wel wordt er gekeken naar de status: is de jaarrekening voorlopig of vastgesteld en de KvK kijkt of alle verplichte onderdelen zijn gedeponeerd. Het hangt van de grootte van je bedrijf af uit welke onderdelen de jaarrekening moet bestaan. Het principe is hoe groter het bedrijf, hoe uitgebreider de verantwoording.
Drie categorieën
Er zijn drie klassen: klein, middelgroot en groot. Om te bepalen in welke categorie je valt wordt er gekeken naar drie criteria: de netto-omzet, het aantal medewerkers en het balanstotaal. Een onderneming valt in een bepaalde klasse als de jaarrekening drie jaar achter elkaar voldoet aan minimaal drie van deze criteria. Alle rechtspersonen met minder dan 8,8 miljoen euro per jaar omzet, minder dan 50 werknemers en/of een balanstotaal van 4,4 miljoen euro per jaar vallen in de klasse 'klein'. Heb je een dergelijk bedrijf dan ben je qua verplichtingen voor de jaarrekening snel klaar: Een verkorte balans en een beperkte toelichting zijn voldoende. Dat is alles. Alles wat je extra doet, is voor eigen inzicht of voor de bank.
Accountantsverklaring
Zit de netto-omzet van je bedrijf boven de 8,8 miljoen euro, heb je tot 250 werknemers en/of is het balanstotaal tussen de 4,4 en 17,5 miljoen euro? Dan moet de jaarrekening meer onderdelen bevatten. Zie de tabel van de Kamer van Koophandel voor de verplichte onderdelen van de jaarrekening. Een onderdeel dat op dat moment verplicht wordt is de zogeheten accountantsverklaring.
Volgens Wikipedia is een accountantsverklaring 'een verklaring van een registeraccountant of accountant-administratieconsulent bij een overzicht met historische financiële informatie'. Volgens de rijksoverheid geeft de accountant aan of, en over welke resultaten hij bedenkingen heeft. De rijksoverheid: “Er zijn 4 mogelijkheden:
- een goedkeurende verklaring;
- een verklaring met beperking;
- een verklaring van oordeelonthouding;
- een afkeurende verklaring.
Als een accountant de jaarrekening helemaal goedkeurt, is dat in feite een verklaring dat de cijfers in het jaarverslag betrouwbaar zijn. Het zijn de bakens waar vooral beleggers op varen.
Openbaar
Afijn, heb je als 'klein' bedrijf een jaarrekening gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (kan overigens nu online en op papier, vanaf 2016 verplicht online!) dan wordt deze vervolgens opgenomen in het Handelsregister. Iedereen kan deze gegevens opvragen. Het is een manier om te checken of je bijvoorbeeld met een betrouwbaar bedrijf hebt te maken. Blijf wel attent want het gaat hier om zelf ingeklopte cijfers.
