Een iPad van de zaak en andere belastingvrije extra’s FEBRUARI 2015
Zit een loonsverhoging er dit jaar niet in? Onderhandel dan met de werkgever over gratis of belastingvrije extraatjes. Wie het slim aanpakt, kan honderden euro’s per maand aan zijn inkomen toevoegen.
Een kostbare smartphone van de zaak. Een laptop, desktop of een iPad? Een elektrische fiets, of liever een abonnement op de fitnessclub? Heel veel is mogelijk met de nieuwe werkkostenregeling, die op 1 januari in werking is getreden. Volgens deze fiscale regeling mogen werkgevers hun personeel jaarlijks heel wat aantrekkelijke producten en diensten verstrekken of vergoeden, zonder dat de werknemers daarover belasting moeten betalen.
Door de kwakkelende economie en hoge werkloosheid slagen vakbonden er de laatste jaren nauwelijks in om loonsverhogingen te bedingen. Nieuwe cao’s zijn over het algemeen ook voor andere arbeidsvoorwaarden sober. Veel bedrijven hebben het moeilijk en zijn daarom voorzichtig met promoties en zuinig met salarisverhogingen.
Dit terwijl de belasting op arbeid onverminderd loodzwaar blijft. Zo’n 57 procent van alle overheidsinkomsten bestaat uit belastingen op arbeid. Vakantiegeld en andere extra’s worden dit jaar bij miljoenen werknemers zelfs nog zwaarder belast dan in 2014. Reden te meer om in deze sobere jaren de mogelijkheden van de werkkostenregeling goed te bestuderen en volledig te benutten.
Dat geldt niet alleen voor werkgevers die toch nog wat extra’s willen doen voor hun werknemers, maar ook voor werknemers, nu hun koopkracht al jaren onder druk staat. Wie slim onderhandelt, kan belastingvrij enkele honderden euro’s per maand aan zijn inkomen toevoegen.
Jaarlijks mogen werkgevers namelijk 1,2 procent van hun fiscale loonsom uitgeven aan belastingvrije verstrekkingen en vergoedingen aan hun personeel. Bij een loonsom van 10 miljoen euro heeft een bedrijf dus de mogelijkheid om elk jaar voor maximaal 120.000 euro goederen of diensten belastingvrij aan het personeel te geven. Fiscalisten noemen dit de ‘vrije ruimte’.
Vooral werknemers van middelgrote bedrijven en grote concerns, met een hoge loonsom, kunnen profiteren. Kleine bedrijven klagen juist dat de vrije ruimte van 1,2 procent zulke grote beperkingen oplegt, dat het traditionele kerstpakket en jaarlijkse personeelsuitje dit jaar gaan sneuvelen.
Limiet Lang niet alle bedrijven benutten de fiscale mogelijkheden volledig. Volgens het ministerie van Financiën is niet exact bekend hoeveel bedrijven in 2014 gebruikmaakten van de werkkostenregeling. Staatssecretaris van Financiën Eric Wiebes (VVD) schat dat slechts 20 procent van de werkgevers de regeling benutten. Bij grote bedrijven, met meer dan 500 werknemers, was dat ongeveer 30 procent. Afgelopen jaar mochten veel bedrijven overigens nog gebruikmaken van alternatieve regelingen om werknemers onbelast vergoedingen te geven. Sinds 1 januari moeten werkgevers alle onbelaste douceurtjes verplicht onderbrengen in de werkkostenregeling.
Uiteraard stelt de fiscus grenzen aan de nieuwe regeling. Bedrijven die de limiet van 1,2 procent van de loonsom overschrijden, worden zwaar gestraft met een heffing van 80 procent. Bovendien toetst de Belastingdienst of de belastingvrije verstrekkingen of vergoedingen ‘gebruikelijk’ zijn in de branche. Zodra de waarde van de verstrekkingen 30 procent hoger is dan ‘gebruikelijk’, beschouwt de overheid het meerdere als belastbaar loon.
Zo zijn in 2014 bedrijven teruggefloten die hun directieleden hoge belastingvrije bonussen wilden uitbetalen in het kader van de werkkostenregeling. De fiscus beschouwt verstrekkingen tot maximaal 2.400 euro per werknemer per jaar als acceptabel. Zodra dit bedrag wordt overschreden, moet de Belastingdienst wel zelf bewijzen dat dit ‘ongebruikelijk’ is.
Bedrijven mogen de zogeheten vrije ruimte zelf invullen. Ze kunnen bepaalde groepen werknemers meer laten profiteren van de regeling dan andere. Bedrijven hoeven vanaf dit jaar niet langer elke verstrekking of vergoeding apart per individuele werknemer te administreren. Als een bedrijf werknemers voor dienstreizen bijvoorbeeld een kilometervergoeding verstrekt van meer dan 19 eurocent, dan is het meerdere in principe belastbaar loon, maar dat meerdere mag ook in de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden ondergebracht. Dit geldt zelfs voor verkeersboetes die de werkgever binnenkrijgt, betaalt, en vervolgens niet op de werknemer verhaalt.
Bewijslast Het is vanaf dit jaar gemakkelijker geworden om werknemers een laptop, desktop of smartphone van de zaak te verstrekken, als de werkgever ‘aannemelijk’ kan maken dat zijn werknemer die nodig heeft om zijn functie goed uit te oefenen. Als er discussie ontstaat over de noodzakelijkheid van een verstrekking, dan ligt de bewijslast zoals gezegd bij de Belastingdienst. Een bedrijf zal in de praktijk geen problemen krijgen als het een ambulante salesmanager een laptop en een smartphone verstrekt, maar als daar ook een iPad bijkomt, dan gaat de Belastingdienst lastige vragen stellen.
Binnen de werkkostenregeling kan een werknemer een deel van zijn belaste loon, of vakantiegeld, ruilen voor onbelast loon om er een tablet of smartphone van te kopen. Zo kan hij 37 tot maximaal 52 procent besparen op de aanschaf van een gadget, als hij zijn werkgever verzoekt om de aanschafkosten op het brutoloon in mindering te brengen. Op dezelfde manier kunnen vakbondsleden hun contributie met hun brutoloon laten verrekenen. Ook werkgevers levert dit een besparing op, omdat zij geen sociale lasten hoeven af te dragen van circa 18 procent van de aanschafwaarde. Vanaf dit jaar kunnen werknemers hun fitnessabonnement met hun brutoloon verrekenen, ook als zij de sportschool zelf uitkiezen.
Bedrijven mogen hun werknemers bovendien een korting van maximaal 20 procent geven op producten uit het eigen bedrijf, zolang het totale bedrag aan kortingen niet boven 500 euro per jaar uitkomt. Werkgevers kunnen verder een groot aantal zaken belastingvrij verstrekken of kosten vergoeden dankzij de lange lijst ‘gerichte vrijstellingen’ die de fiscus hanteert. Denk aan abonnementen voor openbaar vervoer, maaltijden tijdens dienstreizen, cursussen en vakliteratuur, en studiekosten. Ook abonnementen voor internet en telefonie, evenals simkaarten, kunnen vrijgesteld zijn. Voordeel van de gerichte vrijstellingen is dat zij niet meetellen in de vrije ruimte van 1,2 procent van de loonsom. Afgezien van eerdergenoemde gerichte vrijstellingen is loon in natura in principe belast.
Tot slot mag een werkgever zijn rokende medewerkers een onbelaste cursus stoppen met roken aanbieden. De fiscus stelt daar twee beperkende voorwaarden aan. De cursus moet onderdeel zijn van het geldende arboplan van de onderneming, en ten minste een deel van de cursus moet op de werkplek worden gegeven.
